KI - Die Neue im Personalbereich

            KI - Die Neue im Personalbereich

            ChatGPT hat die große KI-Welle ausgelöst: Künstliche Intelligenz ist nun Realität. Was lange als Zukunftsthema galt, hat inzwischen Einzug in unseren Alltag gehalten. Und das schon länger als es der breiten Öffentlichkeit bewusst ist. Bereits vor ChatGPT haben sich viele KI-basierte Prozesse etabliert – zum Beispiel Chatbots auf Websites und Sprachassistenten wie Siri oder Alexa. Dieser Trend wird sich in den kommenden Jahren verstärken. Wird Künstliche Intelligenz Jobs 1:1 ersetzen, wie oft befürchtet? Wahrscheinlich nicht. Aber sie wird verschiedene Berufsfelder massiv verändern – auch im Bereich des Personalmanagements.

            Die Kernidee hinter künstlicher Intelligenz besteht darin, Algorithmen und Systeme zu entwickeln, die es Computern mit Hilfe entsprechender Software ermöglichen, Aufgaben auszuführen, die normalerweise eine menschliche Intelligenz erfordern. Hierzu gehören die Verarbeitung natürlicher Sprache, die Mustererkennung, das maschinelle Lernen, die robotische Automatisierung und die neuronale Netzwerktechnologie. KI-Systeme können Informationen analysieren, Muster erkennen, aus Daten lernen und Entscheidungen auf der Grundlage dieser Informationen treffen.

            In dieser neuen Welt von künstlicher Intelligenz steht das Personalmanagement vor neuen Herausforderungen aber auch neuen Möglichkeiten. Künstliche Intelligenz (KI) – als die Neue Kollegin - hat das Potenzial HR-Prozesse zu skalieren, die Mitarbeiterbindung zu stärken und innovative Lösungen für eine Gesunde Organisation zu entwickeln. Das betrifft natürlich auch Mitarbeitende in den Bereichen HR und People & Culture.

            Die Nutzung von KI bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre HR-Prozesse zu optimieren, die Mitarbeiterbindung zu stärken und innovative Lösungen für eine gesunde Organisation zu entwickeln. Ob Recruiting, Onboarding, Weiterbildungsmaßnahmen oder Karriereplanung – KI kann all dies begleiten.

            Mit diesen Veränderungen gehen auch Fragen nach Ethik, Datenschutz und menschlichem Interaktionsbedarf einher. In diesem Beitrag blicken wir deshalb auf die Bedeutung von KI im HR-Bereich, die konkreten Anwendungen sowie die Auswirkungen auf Mitarbeitende und Unternehmen. Dabei legen wir besonderen Wert auf einen verantwortungsvollen Einsatz von KI ganz im Sinne einer Gesunden Organisation, welche die Bedürfnisse der Menschen im Mittelpunkt behält.

            Ein Viertel der Unternehmen ergreift Maßnahmen rund um den Einsatz von KI 

            Nach einer aktuellen Personalleiterbefragung durch Randstad und dem ifo-Institut nutzen aktuell lediglich ca. 5% der Unternehmen Künstliche Intelligenz im HR-Bereich. Geplant haben dies jedoch knapp ein Viertel der Unternehmen. 70% der befragten Firmen setzen es jedoch weder zum aktuellen Zeitpunkt ein, noch haben sie dies in Planung.

            Genutzte oder geplante KI-Tools

            Es scheint also so zu sein, als stünden wir noch am Anfang der Entwicklung bzw. andere Personalthemen haben für die Mehrheit der Unternehmen gerade noch Priorität. Das ist verwunderlich, denn nach einer Studie Ende 2023 von Personio einem der führenden Anbieter von HR-Software nutzen schon drei von vier Personalverantwortlichen zwischen 18 und 34 Jahren bereits KI.

            Potential beim Einsatz von KI

            Welches sind die aktuellen Prioritäten im HR-Bereich?

            Die Ergebnisse der aktuellen BPM Berufsfeldstudie zeigen, dass der Schuh insbesondere im Bereich der Rekrutierung drückt. Personalbeschaffung ist in den letzten Jahren für viele Unternehmen zur Herausforderung Nummer eins geworden, um Qualität, Standards und Kunden bedienen zu können.

            Künstliche Intelligenz im Dienst der Personalrekrutierung: Von Chatbots bis Datenanalyse

            KI bietet neue Möglichkeiten zur Automatisierung von Rekrutierungsprozessen, zur Verbesserung der Entscheidungsfindung und zur Steigerung der Effizienz und entwickelt sich so zu einem integralen Bestandteil des HR-Managements. Es gibt zahlreiche Anwendungsfelder, in denen KI-Anwendungen einen Mehrwert bieten können.

            Berufsfeldstudie

            Eine der fortschrittlichsten Formen von KI im HR-Bereich ist das Generative Pre-trained Transformer (GPT), ein leistungsstarkes Modell für die natürliche Sprachverarbeitung, das von OpenAI entwickelt wurde. ChatGPT, eine Implementierung von GPT, ermöglicht es den Mitarbeitenden, mit einem s.g. Chatbot zu interagieren, der Antworten auf spezifische Fragen liefert und repetitive Aufgaben automatisiert. Er wurde entwickelt, um natürliche Sprache zu verstehen und darauf zu reagieren. Es nutzt riesige Datenmengen, um eine breite Palette von Anwendungen zu unterstützen, von der Generierung von Text bis hin zur Beantwortung von Fragen.

            KI-Systeme können bereits in frühen Phasen des Rekrutierungsprozesses eingesetzt werden. Ein erstes Anwendungsbeispiel ist automatisch Job-Profile zu generieren, Stellenanzeigen auf einschlägigen Portalen zu erstellen und sogar Social-Media-Inhalte zu produzieren. Diese Nutzung von KI ermöglicht es Unternehmen, Rekrutierungsprozesse individuell und zielgenau zu gestalten und die Reichweite ihrer Stellenanzeigen zu maximieren. KI analysiert schon heute Bewerbungsunterlagen, führt automatische Vorauswahlen durch und beschleunigt den Bewerbungsprozess.

            KI-Lösungen können aber potenziell noch viel mehr leisten:
            KI-Lösungen 1

            KI-Lösungen 2

            Der tiefe Einfluss von KI – Veränderungen, Chancen und Auswirkungen

            Die Einführung von KI im HR-Bereich kann bei Mitarbeitenden gemischte Reaktionen hervorrufen. Einige könnten die Vorteile von KI begrüßen, da sie dazu beitragen kann, ihre Arbeit effizienter zu gestalten und ihnen Zeit für strategische Aufgaben zu geben. Andere könnten jedoch Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes, der Fairness bei der Entscheidungsfindung und der potenziellen Auswirkungen auf ihre Arbeitsplätze haben. Es ist daher wichtig, die Perspektiven der Mitarbeitenden zu erkennen, ihre Bedenken ernst zu nehmen und offen zu kommunizieren, wie KI-Technologien eingesetzt werden, um Ängste und Widerstand zu minimieren.

            Mitarbeitende haben in der Vergangenheit immer wieder erfahren, dass Technologien dazu geführt haben, bestehendes Wissen zu entwerten. Dies kann zu Ängsten und Druck und damit zu gravierenden Störungen in der Organisation führen.

            Respekt und Haltung

            Trotz aller technologischen Fortschritte ist es wichtig, eine menschenzentrierte Haltung im Umgang mit KI zu bewahren. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre KI-Systeme die Bedürfnisse und Interessen der Mitarbeitenden berücksichtigen, ethische Standards einhalten und Fairness und Transparenz gewährleisten. Der Fokus sollte darauf liegen, Technologie zum Wohl der Mitarbeitenden einzusetzen und sicherzustellen, dass sie die Arbeitsbedingungen verbessert und das Wohlbefinden am Arbeitsplatz fördert.

            Andererseits ist es notwendig das Mindset innerhalb der Organisation dahingehend auszubauen, dass KI eine Chance hat, sachdienlich und effektiv eingesetzt zu werden. Denn obwohl KI-Systeme viele Aufgaben effizienter erledigen können, fehlt ihnen die menschliche Interaktion und Empathie, die für bestimmte HR-Aufgaben erforderlich sind, wie z.B. die Betreuung von Mitarbeitern in schwierigen Situationen. Künstliche Intelligenz hat eben keine emotionale Intelligenz.

            Wegbereiter für HR-Innovationen

            Der Einsatz von KI im HR-Bereich hat weitreichende Auswirkungen auf Unternehmen und kann bedeutende Change-Prozesse auslösen. Unternehmen müssen nicht nur in innovative Technologie investieren und ihre Mitarbeitenden schulen, sondern auch ihre Organisationsstrukturen und Prozesse anpassen, um die Integration von KI zu ermöglichen. Dies kann Veränderungen in der Unternehmenskultur, der Führung und der Arbeitsweise mit sich bringen und erfordert einen ganzheitlichen Ansatz zur Veränderung, um das Gleichgewicht einer gesunden Organisation zu erzielen oder zu halten.

            Grundsätze bei der Nutzung von KI (im HR-Bereich)

            Um sicherzustellen, dass der Einsatz von KI im HR-Bereich ethisch verantwortungsvoll erfolgt, sollten Unternehmen klare Richtlinien und Standards entwickeln und regelmäßige Überprüfungen durchführen, um sicherzustellen, dass diese eingehalten werden. In Deutschland, wie auch in anderen Ländern, gewinnt die ethische Gestaltung und Nutzung von Künstlicher Intelligenz zunehmend an Bedeutung. Verschiedene Organisationen, Regierungen und internationale Gremien entwickeln daher Richtlinien und Prinzipien, um den ethischen Einsatz von KI zu fördern.

            Chance und Herausforderungen von KI im Personalwesen

            Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass die Integration künstlicher Intelligenz im HR-Bereich zweifellos eine transformative Wirkung auf die Arbeitsweise von HR-Abteilungen hat und zahlreiche Vorteile bietet. Es liegt nun an den Unternehmen, die Chancen von KI zu erkennen und zu nutzen und gleichzeitig sicherzustellen. Die zunehmende Integration von KI in HR-Prozesse wird die Arbeitsweise von HR-Abteilungen grundlegend verändern und neue Kompetenzen und Fähigkeiten bei HR-Fachkräften erfordern.

            Die Akzeptanz von KI bei Arbeitskräften erfordert Transparenz, Aufklärung und Schulung, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden die Technologie als Unterstützung und Verbesserung, nicht als Bedrohung, wahrnehmen. Der Fachkräftemangel und der Schulungsbedarf bedeutende sind hierbei sicherlich bedeutende Hürden, die angegangen werden müssen, um sicherzustellen, dass KI im HR-Bereich ihr volles Potenzial entfalten kann. Die erfolgreiche Bewältigung dieser Herausforderungen wird entscheidend sein, um die Vorteile von KI im HR-Bereich vollständig nutzen zu können.

            Tipps für den erfolgreichen Einsatz von KI im HR-Bereich

            Abschließend ein paar Tipps, was Sie als HR-Verantwortliche konkret tun können. Die effektive Integration von KI in den HR-Bereich erfordert eine ausgewogene Herangehensweise, bei der Technologie und Menschlichkeit Hand in Hand gehen.

                • Definieren Sie klare Ziele und Erwartungen für den Einsatz von KI im HR-Bereich, binden Sie Führungskräfte und Arbeitnehmervertreter frühzeitig und umfassend ein

                • Informieren und klären Sie Ihre Mitarbeiter über den Einsatz von KI im HR-Bereich auf

                • Stellen Sie sicher, dass die Verwendung von KI ethischen Grundsätzen und Datenschutzrichtlinien entspricht

                • Investieren Sie in die Schulung Ihres HR-Personals für den Umgang mit KI-Systemen

                • Nutzen Sie KI als Werkzeug zur Verbesserung von HR-Prozessen und kombinieren Sie sie mit menschlicher Expertise

                • Überwachen und bewerten Sie kontinuierlich den Einsatz von KI-Systemen und passen Sie Ihre Strategie bei Bedarf an

             

            Planen Sie die Vorteile von KI im HR-Bereich in Ihrer Organisation zu nutzen? REFLECT steht Ihnen zur Seite, um einen genauen Blick auf Ihre Situation zu werfen, mögliche Lösungsansätze an den richtigen Stellen zu erkennen und Vorschläge für eine KI-Innovation für Ihren Personalbereich gemeinsam zu erarbeiten. Auf dieser Grundlage erarbeiten wir mit Unterstützung unserer KI-Partner, die wir bei Bedarf in einen solchen Prozess integrieren können, praktikable Konzepte und Einführungsszenarien für KI in der Personalarbeit, und machen konkrete Vorschläge, wie dieses Vorgehen mit neuen Instrumenten, Anwendungen und Organisationsgestaltung unterlegt werden kann.

             

            Quellenangaben

            Randstad-ifo-Personalleiterbefragung, September 2023 https://www.ifo.de/fakten/2023-09-20/chatgpt-chatbots-kuenstliche-intelligenz-in-hr-abteilung 

            5.12.2023 https://www.personio.de/ueber-uns/presse/ki-studie/ 

            https://www.humanresourcesmanager.de/content/bpm-berufsfeldstudie-2023-mehr-einfluss-fuer-hr-bitte/ 

             


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            Wir von Reflect haben es uns zum Ziel gesetzt, gesunde Organisationen entstehen zu lassen – einen Ort, an dem Menschen ihre Potenziale entfalten könnten. Auf dem Weg zu einer New Work Organisation unterstützen wir Sie mit Leistungen aus der Führungskräfteentwicklung, der strategischen Personalentwicklung, dem Change Management und Coaching.

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