Vom Einzelbüro zum Multispace

Warum Büros eine Zukunft haben und wie Sie von Workplace Change profitieren

Der Aufstieg des Multispace – die Lösung, um Kollaboration, Kreativität und Konzentration am Arbeitsplatz zu ermöglichen

Viele Unternehmen mit denen wir sprechen, erkennen die Vorteile des Home-Office für konzentriertes, individuelles Arbeiten und merken gleichzeitig, dass Kreativität und Innovativität durch fehlenden menschlichen Kontakt und trotz aller digitaler Bemühungen unter der Corona-Krise leiden. Doch was passiert, wenn Arbeitnehmer*innen wieder in die Büros zurückkehren? Wird die Produktivität sinken und die Kreativität steigen?

In den Raumkonzepten der New Work-Bewegung verbinden sich die beiden oben genannten Aspekte. Das Büro wird zu einer Umgebung, in der konzentriert gearbeitet, individuell entspannt, kreativ kollaboriert und analog sowie virtuell kommuniziert wird. Ein Ort, an dem Mitarbeiternden für jede Aktivität passende Räumlichkeiten zur Verfügung stehen: Der Multispace.

Unternehmen, die bereits auf ein Multispace-Raumkonzept setzen, werden ihre Mitarbeiter*innen nach der Pandemie also mit der Möglichkeit empfangen, an einem Ort die Ruhe aus dem Home-Office mit der Dynamik und Interaktion eines Büros zu verbinden. Organisationen, die noch nicht auf Multispace setzen: Aufgepasst! Ansonsten verpassen Sie eine der wichtigsten aktuellen Veränderungen der Arbeitswelt und damit die Chance auf die ökonomischen und kulturellen Vorteile, die ein Multispace mit sich bringt.

Warum ist „Raum“ ein wichtiger Hebel für Leistung und Unternehmenskultur?

Wie oft kommen Sie in Ihr Büro und schauen sich bewusst um: “Passt die Architektur, die Raumgestaltung noch zu der Art, wie wir hier arbeiten?” Wir leben und arbeiten in unseren Büros meist so selbstverständlich, dass die gewohnte Umgebung keine Beachtung findet. Auf der Suche nach Effizienz- und Performance-Potenzialen wenden wir jeden Prozess und jede Struktur ...und vergessen dabei eine Dimension mit prägendem Einfluss auf Leistung, auf Motivation, auf Unternehmenskultur, auf Mitarbeiterbindung: Den Raum.

Die Räume, in denen wir aufwachsen, in denen wir lernen, in denen wir arbeiten und leben, prägen uns und unseren Umgang mit unseren Mitmenschen. Kulturen und Subkulturen entstehen im Kontext von Raum und Zeit und werden von diesen beiden Dimensionen geprägt. Gleichzeitig spiegeln Räume auch Kulturen wider – sie sind also gleichzeitig Einfluss auf und Artefakt einer Kultur.

Denken Sie an die TV-Serie Stromberg: Die Capitol-Versicherung mit ihrem Großraumbüro für Sachbearbeiter und dem großen Eckbüro für den Abteilungsleiter prägen die Kultur – das Eckbüro und auch das Vorzimmer sind kulturelle Artefakte, nach denen gestrebt wird, da sie Macht und Einfluss darstellen und manifestieren. Gleichzeitig sind die Büroräume auch Ergebnis und Ausdruck einer Kultur – in diesem Fall einer sehr trägen, bürokratischen, transaktionalen und politischen Kultur, die sich in den Eckbüros, in den anonymen Gängen, in der kleinen Raucherkabine und an der grauen Fassade widerspiegelt.

Als regelmäßige*r Leser*in unserer Notizen wissen Sie natürlich, was für einen enormen Einfluss Unternehmenskultur, ergo auch Raum, auf Mitarbeitermotivation, -bindung, -gesundheit und -leistung hat. Gleichzeitig wissen Sie auch, wie schwierig die Grundannahmen und Werte von Kulturen veränderbar sind – im Vergleich dazu sind Räume relativ einfach veränderbar und stellen somit einen wertvollen Hebel für Kulturwandel dar – können sie doch durch neue Artefakte die Veränderung sichtbar machen und die tieferliegenden Kulturdimensionen beeinflussen.

Vorsicht beim „Mismatch“ zwischen Büroräumen und Unternehmenskultur

Die Wechselwirkung zwischen Raum und Kultur ist auch daher so interessant, weil wir als Transformationsbegleiter bei vielen Unternehmen einen „Mismatch“ zwischen Raum und Kultur vorfinden. Hierbei gibt es 2 Extreme, die beide auf Dauer nicht gesund für ein Unternehmen sind:

1. Moderner Raum – konservative Kultur:
   

   Die Topmanager des Unternehmens haben verstanden, wie wichtig Raum für die Entwicklung einer innovativen und agilen Unternehmenskultur ist. Also investieren sie in neue Räumlichkeiten, machen alles ein bisschen bunter und offener und stellen fest: Die Mitarbeiter*innen nehmen die Räume nicht an. Ganz im Gegenteil: Zynismus beherrscht die Flurgespräche, die teuren neuen Büros werden belächelt – die Dinge gehen ihren alten Gang und die Mitarbeiter*innen erdulden die vielen Whiteboards und „Chillout-Areas“ – solange sie ihren Schreibtisch sicher haben. Insgeheim schielen sie sowieso auf die schönen Eckbüros der Führungskräfte.
2.  

3. Konservativer Raum – moderne Kultur:

   Eine neue Organisationseinheit wird geschaffen – und ein Platz für sie gefunden, nämlich in den praktischen Büros aus den 80ern, die seit ein paar Monaten ungenutzt sind. Die agilen Neuankömmlinge sind entsetzt, versuchen aber sich die Räume zu eigen zu machen, Plakate aufzuhängen, Boards zu platzieren und Sitzsäcke zu verteilen. Doch nach ein paar Wochen „erstickt“ der enge, graue Raum die Energie. Die Zweier- und Viererbüros machen aus jedem Workshop und Scrum Meeting einen Kompromiss – die „Bewohner*innen“ gewöhnen sich an die Umstände und leben sich ein.

Die beiden Beispiele zeigen deutlich, dass Kultur- und Raumwandel Hand in Hand gehen müssen. Wir nennen das Workplace Change – und bieten Ihnen genau die ganzheitliche Transformationsunterstützung an, die es braucht, um beide Hebel gleichzeitig zu betätigen und damit

1. … einen Raum zu schaffen, der die Zielkultur fördert und
2. … eine Kultur zu schaffen, die den Raum „zum Leben erweckt“,
3. also einen „Match“ zwischen Raum und Zielkultur herzustellen.

Für eine ausführlichere Lektüre zu Workplace Change legen wir Ihnen außerdem unser Whitepaper ans Herz, in welchem wir erläutern, wie Raum- und Kulturwandel den Weg zur Gesunden Organisation ebnen.

Warum sind Multispace-Umgebungen die räumliche Lösung für die Zukunft der Arbeit?

Die New Work-Bewegung und die digitale Transformation lehren uns: Arbeit wird sich in der Zukunft zunehmend auf Wissensarbeit zentrieren. Automatisierung und Robotik übernehmen große Teile dessen, was messbar und berechenbar ist. Menschliche Arbeit wird sich jenseits von Routinen auf das Lösen komplexer Probleme, kreativer Produktentwicklung und Entfaltung neuer Strategien konzentrieren. Arbeit wird anspruchsvoller. Antworten Ihre Büroräume bereits auf diese Zukunft? Das Büro wird

• - der entscheidende Raum für Innovation
• - der Ort, in dem Menschen ihr kognitives, emotionales und kreatives Potenzial entwickeln und ausleben
• - eine Umgebung, die zu Austausch und Kommunikation anregt und gleichzeitig auch Konzentration und Besinnung ermöglicht

Im Kern: Es kommt in Zukunft - mehr als alles andere - auf den Menschen und seine Fähigkeit an, kreativ und kooperativ wirksam zu sein! Dies gelingt in Büros, die von der Zukunft her gestaltet werden und Menschen ermöglichen, sich zu entfalten. Und um sich zu entfalten, müssen Büroräume verschiedenen Arbeitsmodi eine Heimat bieten. Denn: Jeder Mensch ist anders, hat persönliche Präferenzen und entfaltet seine*ihre Potenziale auf individuelle Weise. Der Raum, der dies ermöglichen soll, ist der sogenannte Multispace, den wir nun genauer erläutern werden und der laut einer Fraunhofer-Studie in Zukunft die am stärksten verbreitete Büroform sein wird.

Was bedeutet Multispace genau – und gibt es einen Unterschied zu Activity Based Working?

Eine Multispace-Arbeitsumgebung zeichnet sich durch folgende Faktoren aus:

• Kombination aus Räumen mit verschiedenen Zwecken: Räume für Teamarbeit, Telefonate, Konzentration oder Entspannung sind zweckgemäß unterschiedlich gestaltet. Im Gegensatz zum Großraumbüro bzw. „Open Space“ gibt es bei einem Multispace u.a. echte Rückzugsräume.
• Parallele Verfügbarkeit der Räume für Mitarbeitende je nach Bedarf: Mitarbeiter*innen wählen die Arbeitsumgebung, die sie aktuell brauchen. Der Multispace unterstützt also ein modernes Menschenbild, nachdem Mitarbeitende selbst entscheiden, welche Rahmenbedingungen sie benötigen.
• Freie Platzwahl/flexible Arbeitsplätze: Multispace beschreibt ein non-territoriales Bürokonzept, in welchem Mitarbeiternde meist keinen festen Arbeitsplatz haben.

Activity Based Working (AWB) ist die Art und Weise, wie in einem Multispace gearbeitet wird. Beschreibt Multispace also das Raumkonzept, so beschreibt Activity Based Working die Arbeitsweise und -kultur, nach der Mitarbeitende sich je nach Aktivität einen für diese spezielle Tätigkeit passenden Raum auswählen können.

Die 4 Kategorien des Activity Based Working

Aktivitäten im Büro lassen sich in 4 Kategorien einteilen, die sogenannten 4 C’s – wobei jede Aktivität eine passende Arbeitsumgebung benötigt.

1. Concentration (Konzentration):
   Dieses Kategorie umschreibt Tätigkeiten, bei denen einzelne Mitarbeitende fokussiert arbeiten. Hierzu benötigen sie visuelle und akustische Isolation, eine nüchterne Arbeitsumgebung und ergonomische Möbel.
2. Contemplation (Besinnung):
   Unter Kontemplation versteht man die ruhige Einkehr, den Rückzug, das Luftholen und Ausruhen. Hierbei helfen komfortable Möbel, warme Farben und Licht sowie eine geschützte und informelle Umgebung, die Mitarbeitende einzeln nutzen können. Hier tanken Menschen Kraft, finden Energie und Fokus – z.B. vor oder nach Besprechungen.
3. Collaboration (Zusammenarbeit):
   Die Kategorie Zusammenarbeit fasst alle Tätigkeiten zusammen, bei denen Gruppen an einem gemeinsamen Endprodukt arbeiten. Damit Zusammenarbeit effektiv, effizient und kreativ gestaltet werden kann, benötigen Teams Räume, in denen sie ihren Ideen freien Lauf lassen und sich ausdrücken können, z.B. an Flipcharts, (Smart-) Boards oder beschreibbaren Wänden. Diese Räume müssen inspirierend wirken, Verpflegung für längere Sessions sowie praktische Kollaboration- und Dokumentationsmöglichkeiten bieten und anpassbar sein, sodass unterschiedliche (Projekt-) Teams den Raum nutzen können.

4. Communication (Kommunikation):
   Unter Kommunikation werden formelle und informelle Austauschaktivitäten, sowohl im 1:1 als auch in größeren Gruppen zusammengefasst. Das heißt, Flurgespräche, gemeinsames Mittagessen, aber auch Meetings und vertrauliche Gespräche werden dieser Kategorie zugeordnet. Eine gute Kommunikationsatmosphäre zeichnet sich durch Komfort und Verpflegungsmöglichkeiten aus. Gerade informelle Kommunikation in Gruppen profitiert außerdem von großzügig geschnittenen Räumen und einer zwanglosen Umgebung (z.B. einem großen Pausenraum mit Küche und Tischkicker).
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Was sind Vorteile von Multispace-Raumkonzepten?

Laut der Fraunhofer-Studie „Wirksame Büro- und Arbeitswelten" von 2018 bieten Multispace-Umgebungen im Vergleich zu Einzelbüros und anderen Büroformen die meisten Rückzugsmöglichkeiten. Außerdem sind die Faktoren „gelebte Zusammenarbeit“, „Lernkultur“ und „Selbstbestimmung“ im Multispace stärker ausgeprägt. Besonders interessant für unsere ökonomisch denkenden Leserinnen und Leser: Ihre Arbeitgeberattraktivität profitiert von Multispace. Die Befragten der Studie bewerteten die Attraktivität von Unternehmen mit Multispace-Umgebungen höher, u.a. da hierarchische Strukturen sich weniger bzw. gar nicht in räumlichen Strukturen widerspiegeln. Und vielleicht noch wichtiger: Die beiden Wissenschaftler*innen fanden heraus, dass Multispace-Büroumgebungen im Vergleich zu anderen Büroformen stärker zur Umsetzung der Unternehmensziele (z.B. Unterstützung von Arbeitsprozessen, Wohlbefinden, Innovationsfähigkeit, Nachhaltigkeit) beitragen.

Wir erleben in Transformationen hin zu Multispace-Umgebungen außerdem eine Verbesserung von Kollaboration und Vernetzung und gleichzeitig auch von Fokus. Als Begründer der Gesunden Organisation erkennen wir in Multispace-Umgebungen auch einen Schlüssel zu Potenzialentfaltung auf Mitarbeiter- und Unternehmensebene – da Menschen hier selbstbestimmt arbeiten können.

Viele Firmen erhoffen sich vom Umstieg auf einen Multispace auch eine effizientere Flächennutzung sowie eine höhere Produktivität der Mitarbeitenden. Noch fehlen allerdings Studien, die diesen Zusammenhang genauer untersuchen. Wir gehen aber davon aus, dass nach der Corona-Krise neue Erkenntnisse über die Vorteile von Multispace gewonnen werden können – und halten Sie auf dem Laufenden.

Fazit

Mehr denn je stehen Büros auf dem Prüfstand. Und nie wurde so stark in Frage gestellt, ob Büros noch eine Zukunft haben – oder ob diese rein virtuellen Organisationsformen gehören wird. Wenn es nach uns und vielen Experten*innen und Verantwortlichen geht, mit denen wir im Austausch stehen, haben Büros eine Zukunft! Unter der Bedingung, dass sie die Zukunft der Arbeit abbilden.

Um diese Zukunft abzubilden, ist in den allermeisten Unternehmen ein Workplace Change notwendig – und dieser bedeutet: Kultur- und Raumwandel gehen Hand in Hand. Und zwar in Richtung Multispace – dem Raumkonzept, das Menschen die Variabilität an Umgebungen bietet, die sie täglich brauchen, um ihr „Work-Life“ balanciert, selbstbestimmt, fokussiert, kreativ und im sozialen Kontakt mit ihren Kolleginnen und Kollegen zu gestalten.

Menschen können in Multispaces eine räumliche Arbeitsumgebung vorfinden, in denen sie „mehr Mensch“ sein können als in Einzel-, Gruppen- oder Großraumbüros. Und letztlich profitieren davon auch Arbeitgebende: Durch eine stärkere Arbeitgebermarke, durch einen Raum, der die Erreichung von Unternehmenszielen besser unterstützt, durch motivierte, selbstbestimmte Mitarbeiter*innen und wer weiß … vermutlich sogar durch eine höhere Produktivität.

Transparenz in einer Unternehmenskultur zu verankern gelingt am einfachsten durch die Unternehmensführung und die Personalverantwortlichen. Hier können die Samen gesät werden, die für Vertrauen, Gerechtigkeit und Offenheit sorgen, und die dann von allen Organisationsmitglieder*innen gegossen und weiterentwickelt werden.

Wir von Reflect haben es uns zum Ziel gesetzt, gesunde Organisationen entstehen zu lassen – einen Ort, an dem Menschen ihre Potenziale entfalten könnten. Auf dem Weg zu einer New Work Organisation unterstützen wir Sie mit Leistungen aus der Führungskräfteentwicklung, der strategischen Personalentwicklung, dem Change Management und Coaching. Seit nun mehr als 25 Jahren helfen wir Unternehmen dabei, neue Perspektiven und Lösungen zu entwickeln, immer mit dem Ziel vor Augen: Unternehmen gesünder, leistungsfähiger und somit auch zukunftssicherer zu machen.

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Quellen:

Haner, Udo, Ernst; Wackernagel, Stephanie (2018) ORGATEC Sonderbericht zur Studie "Wirksame Büro- und Arbeitswelten", Fraunhofer IAO