Management-Diagnostics

Besonders hoch im Kurs standen in diesem Jahr die Themen „Delegation“ und „The Great Resignation“. Auf diese beiden Themenblöcke möchten wir hier nochmals eingehen und die wesentlichen Kernbotschaften herauskristallisieren. Zunächst zum Themenblock „Delegation“: In unseren Notizen Anfang des Jahres ging es darum, dass es Führungskräften oft schwerfällt, Verantwortung abzugeben. Das führt schnell zu Stress und Überlastung. Ein möglicher Ausweg kann die Delegation von Aufgaben sein. Über Delegation können Führungskräfte sich aus operativen Herausforderungen herausziehen und sich somit mehr Zeit für ihre eigentlichen Führungs- und Managementaufgaben nehmen. Vor allem aber können sie so ihre Mitarbeitenden stärken. Allerdings ist Delegieren nicht gleich Delegieren. Damit Delegation erfolgreich funktioniert, sollten Sie ein paar grundlegende Praxistipps berücksichtigen. Zuerst einmal müssen Sie entscheiden, was Sie delegieren und was nicht. Dabei hilft Ihnen diese einfache Delegationsmatrix: Aus der Matrix lassen sich im Wesentlichen 4 wichtige Erkenntnisse ableiten: Aufgaben und Entscheidungen, die häufig anstehen und nicht so herausfordernd sind, sollten Sie delegieren. Sind die häufigen Aufgaben und Entscheidungen komplexer, sollten Sie diese auch delegieren – aber eben mit etwas mehr Fingerspitzengefühl (z. B. schrittweise Delegieren, engere Begleitung, Feedback geben). Sind die Aufgaben/Entscheidungen zwar einfach, aber seltener, so delegieren Sie diese entweder oder erledigen sie selbst. Tun Sie das das, was für das Gesamtsystem effizienter ist. Sind die Tätigkeiten/Entscheidungen selten und komplex, können Sie auch etwas dazu beitragen, Ihnen selbst das Leben zu erleichtern – indem Sie zum Beispiel die Aufgabe selbst erledigen und gleichzeitig Ihre Mitarbeitenden teilhaben und lernen lassen. Beim nächsten Mal können Sie die Angelegenheit dann vielleicht schon delegieren. Ein weiterer Weg, Verantwortung strukturiert und pragmatisch zu übergeben, ist die verteilte oder kollektive Führungsarbeit. Das bedeutet: Anstatt einer Rolle, die alle Management- und Führungsarbeit leistet, leisten viele Rollen mehr Management- und Führungsarbeit als zuvor und beschleunigen so die Gesamtorganisation, da einzelne Führungskräfte nicht zu Knotenpunkten werden. Für den Übergang von der Führungskraft zur verteilten Führungsarbeit haben Bernd Oestereich und Claudia Schröder (2020) ein Vorgehen entwickelt, das aus 6 Schritten besteht. Dürfen: In einem ersten Schritt definiert die Führungskraft, welchen Verantwortungsbereich sie an Mitarbeitende übergeben möchte und was alles dazugehört. Wollen: Als nächstens wird geklärt, ob die ausgewählten Mitarbeitenden die Verantwortung überhaupt übernehmen möchten und welche Bedingungen dazu erfüllt werden müssen (z. B. Aneignen bestimmter Kompetenzen oder Einholen von Freigaben). Kennen: Es werden notwendige Voraussetzungen geschaffen, um die Verantwortungsübergabe in der Praxis zu realisieren (z. B. Prokura erstellen, Arbeitsmittel übergeben, Administratorenrechte übertragen, etc.). Können: Nun wird’s spannend, denn: Es wird getestet. Die Mitarbeitenden tragen nun die Verantwortung und probieren sich aus. Das geschieht am besten schrittweise und begleitet. So kann schnell identifiziert werden, ob die Verantwortungsübernahme funktioniert und welche Kompetenzen weiter ausgebaut werden müssen. Meistern: Im nächsten Schritt wird sukzessive das Vertrauen der Führungskraft in ihre Mitarbeitenden gestärkt, indem diese zunehmend eigenständig arbeiten und die Führungskraft nur noch in schwierigeren Situationen als Beratung hinzuziehen. So kann sich die Führungskraft nach und nach vollständig zurückziehen. Übersteigen: Die Mitarbeitenden beherrschen die Anforderungen des Verantwortungsbereichs und können nun verstärktes Augenmerk auf stetige Optimierung legen. Damit wird die gesamte Organisation effizienter, schneller, robuster und lernfähiger. So wechselt die Verantwortung von einer Führungskraft zur gemeinsamen Führungsarbeit. Rückblick: The Great Resignation Unsere Notiz im Juni beschäftige sich mit der Great Resignation und Handlungsempfehlungen für Ihr Unternehmen. Aktuelle Zahlen zeigen: In Deutschland ist die Wechselbereitschaft erstmals höher als in den USA (Gallup Engagement Index 2021). Fast ein Viertel (23 Prozent) möchte in einem Jahr nicht mehr beim aktuellen Unternehmen tätig sein. Auch die mittelfristige Wechselbereitschaft hat zugenommen: 42 Prozent planen, innerhalb der nächsten drei Jahre das Unternehmen zu wechseln. Rund jeder siebte Befragte (14 Prozent) gibt an, bereits aktiv auf der Suche nach einer neuen Stelle zu sein – der höchste Wert, der seit 2014 gemessen wurde. Was können Sie als Führungskraft oder Personaler*in nun tun, um Kündigungen zu vermeiden? Führen Sie „Stay Interviews“. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitenden BEVOR Sie Anzeichen dafür bemerken, dass diese bereit sind zu kündigen. Fördern Sie Job Crafting. Die Wahrheit ist: Den absoluten Traumjob gibt es nicht. Als Führungskraft können Sie aber viel dafür tun, dass Mitarbeitende eigenständig ihre Arbeit gestalten und somit Arbeitszufriedenheit und Arbeitsleistung steigern. Dieses Vorgehen bezeichnet man als Job Crafting: Mitarbeiter*innen gestalten ihren Job, um diesen als sinnvoller und damit befriedigender zu erleben. Fördern Sie eine proaktive Feedbackkultur. Fördern Sie eine positive und offene Feedbackkultur, um in Gesprächen zu erfahren, was Ihren Mitarbeitenden nicht gefällt. „Feiern“ Sie Kündigungen. Sollte es dazu kommen, dass gute Mitarbeitende kündigen, gestalten Sie einen wertschätzenden und kollegialen Abschied. Das erhöht die Chance für eine Rückkehr enorm. Unser Fazit für 2023 Botschaft Nummer 1 für das neue Jahr 2023: Delegation macht Ihr Leben leichter! Führungskraft zu sein, muss nicht stressig, überlastend oder überfordernd sein. Teilweise geht es einfach darum, sich systematisch selbst den Rücken freizuhalten – und dabei ganz nebenbei der Organisation etwas richtig Gutes zu tun, indem Sie (richtig!) delegieren: Sie haben mehr Zeit für Ihre Führungsarbeit und Managementaufgaben, die (momentan) wirklich nur Sie erfüllen können. Ihre Mitarbeitenden erlernen frühzeitig, Verantwortung zu übernehmen, Managementaufgaben zu erfüllen und Entscheidungen zu treffen. Durch verteilte Führungsarbeit verhindern Sie, dass einzelne Führungskräfte zum Flaschenhals ihrer Organisation bzw. ihres Verantwortungsbereiches werden. Damit wird die gesamte Organisation effizienter und schneller. Verantwortung zu übertragen ist ein strukturierter und vor allem pragmatischer Prozess, den jede*r von Ihnen morgen beginnen kann. Dabei müssen Sie nichts überstürzen. Suchen Sie sich einen ersten Verantwortungsbereich aus und legen Sie los. Stellen Sie sich vor, Sie müssten nächstes Jahr nicht mehr alles selbst entscheiden. Wäre das nicht wunderbar? Botschaft Nummer 2 für das neue Jahr 2023: Tun Sie aktiv etwas gegen die Kündigungswelle und nutzen Sie die positiven Aspekte dieses Trends! Es ist unbestreitbar, dass die Pandemie ein persönliches Umdenken bewirkt hat, dass sich auch auf die Arbeitswelt auswirkt! Aber es gibt vieles, was Sie proaktiv tun können, damit „The Great Resignation“ Ihr Unternehmen nicht so hart trifft. Dieser Trend kann auch Vorteile haben: Lassen Sie Mitarbeiter*innen, die nicht wirklich zu Ihrem Unternehmen passen, gehen und holen Sie dafür Kolleginnen und Kollegen mit an Bord, die besser zu Ihrer Kultur, Arbeitsweise und Ihren Werten (die sie fördern möchten) passen. Quellen Gallup Engagement Index 2021, Deutschland (05. April 2022) Oestereich, B; Schröder, C. (2020). Agile Organisationsentwicklung. Verlag Franz Vahlen GmbH Bild von PIRO auf Pixabay. Verantwortung strukturiert und pragmatisch zu übergeben, als verteilte oder kollektive Führungsarbeit - Lassen Sie uns gemeinsam den Übergang von der Führungskraft zur verteilten Führungsarbeit beschreiten! REFLECT begleitet Sie von der Neuausrichtung Ihrer Strategie über die Regulatorik bis hin zu den wirksamen Handlungsfeldern. Und dann die Königsdisziplin: Wir entwickeln gemeinsam Ihr gesundes Geschäftsmodell und ziehen Nutzen aus den Aspekten verschiedenster Trends. Wir unterstützen Sie gerne dabei! Wir von Reflect haben es uns zum Ziel gesetzt, gesunde Organisationen entstehen zu lassen – einen Ort, an dem Menschen ihre Potenziale entfalten könnten. Auf dem Weg zu einer New Work Organisation unterstützen wir Sie mit Leistungen aus der Führungskräfteentwicklung, der strategischen Personalentwicklung, dem Change Management und Coaching. Abonnieren Sie hier unseren 2-wöchentlichen Newsletter, die Reflect Notizen, und bleiben Sie auf dem Laufenden. 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