New Normal lässt grüßen – wie wichtig ist die Rückkehr ins Büro?

Mit dieser Notiz möchten wir Ihnen ans Herz legen: Attraktive (!) Angebote zur persönlichen Zusammenkunft der Mitarbeitenden sollten fester Bestandteil Ihrer individuellen Lösung sein.

Die Arbeitswelt steht aktuell in folgendem Spannungsfeld:

Dieses Spannungsfeld gilt es durch individuelle unternehmensspezifische Arbeitsmodelle aufzulösen. 

Wieso sollten persönliche (Team-)Treffen einen festen Platz im Arbeitsalltag haben?

Hier spielen verschiedene Faktoren eine Rolle. Unternehmen sehen sich mit einer noch nie dagewesenen Fluktuation konfrontiert (mehr dazu auch in unserer Notiz „The Great Resignation – Handlungsempfehlungen für Ihr Unternehmen“ . Zudem herrscht eine allgemeine Unsicherheit, da viele Unternehmen ihre Arbeitsmodelle umstellen und ihre neue Normalität definieren.  Diese Kombination führt dazu, dass sich selbst langjährige Mitarbeiter*innen im eigenen Unternehmen schneller „fremd“ fühlen.

Stellen Sie sich vor: Sie kommen zu einem – nach langer Zeit wieder – persönlichen Teammeeting. Sie haben einen neuen Vorgesetzten und vier Kolleg*innen wurden durch fünf Neuzugänge ersetzt. Die Räumlichkeiten wurden außerdem komplett umgebaut. Sie haben keinen eigenen Schreibtisch mehr, sondern Ihr Unternehmen setzt nun auf Wechselarbeitsplätze. Für einige mag das kein Problem sein, für die meisten stellt diese Situation jedoch eine (große) Herausforderung dar. Für die Wichtigkeit von persönlichem Austausch mit Kolleg*innen spricht auch die emotionale Bindung von Mitarbeitenden an den Arbeitgeber, die nachweislich durch gute Beziehungen zueinander, ein positives Betriebsklima und teamstärkende Events gefördert wird.

Aktuelle Studien zeigen, dass Mitarbeitende mit einer starken emotionalen Bindung an ihr Unternehmen glücklicher und produktiver arbeiten: Eine Win-Win-Situation für alle (OVB, 2021). Vor diesem Hintergrund vergegenwärtigen wir uns die Tatsache, dass viele Unternehmen derzeit auf hybride Arbeitsmodelle setzen. Diese Form der Zusammenarbeit bietet maximale Flexibilität und wird häufig als dasArbeitsmodell der Zukunft betitelt.  Doch wie können wir sicherstellen, dass dadurch gute Beziehungen unter Kolleg*innen – und damit auch die emotionale Bindung an den Arbeitgeber – nicht abnehmen? Wenn jeder selbst entscheidet, wann er im Büro anwesend ist, wie häufig werden wir dann noch spontane Treffen auf dem Flur oder am Kaffeeautomaten erleben, die früher an der Tagesordnung waren? Für den Teamspirit und das allgemeine Wohlbefinden sind diese Treffen aber unverzichtbar, denn: Treffen sich Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen persönlich in realen Umgebungen, fördert dies den Zusammenhalt und die soziale Bindung stärker als ein entsprechendes Online-Meeting.

Wieso können Online-Meetings nicht dasselbe wie persönliche Treffen leisten?

Hier kommt das Stichwort „Zoom Fatigue“ zum Tragen. Der Begriff setzt sich aus dem Namen der Videokonferenz-Software „Zoom“ – dieses steht hier stellvertretend für alle Videokonferenzsysteme – und dem französischen Wort für Müdigkeit oder Erschöpfung („Fatigue“) zusammen. Kurz und knapp auf den Punkt gebracht: Viele Videokonferenzen in Folge sind anstrengender als die gleiche Anzahl persönlicher Treffen. Im Rahmen einer Studie (IBE, 2020) wurden folgende Symptome genannt, durch die sich Zoom Fatigue bemerkbar macht: 

Reduktion der Konzentration Ungeduld Genervt sein Fehlende Balance Erhöhte Reizbarkeit Kopfschmerzen Rückenschmerzen Sehstörungen

Erleben wir also zu lange nur Austausch in Form von Online-Meetings, können wir uns nicht mehr auf die soziale Komponente konzentrieren bzw. darauf freuen, weil wir erschöpft sind.  Sollten wir im Umkehrschluss nach Tesla Manier also alle wieder zurück ins Büro zitieren? Nein, natürlich sollen Mitarbeitende im besten Fall selbst entscheiden können, wann und wo sie arbeiten!  Um die sozialen Kontakte im Team zu stärken und Erschöpfung durch zu viele Online-Meetings zu vermeiden, sind Sie aber gut beraten, wenn Sie Mitarbeitenden attraktive Möglichkeiten bieten, im Büro (oder an einem anderen Ort) zusammenzukommen. Es müssen Anreize geschaffen werden, die für persönliche Begegnungen motivieren.

Wenn Ihr Unternehmen zu denjenigen gehört, die sich für eine verpflichtende Rückkehr ins Büro entscheiden, sorgen Sie zwar dafür, dass sich Mitarbeiter*innen regelmäßig begegnen, dürfen dabei aber nicht vergessen, dass viele Mitarbeitende diesen Schritt nach einer langen Zeit im Homeoffice nicht uneingeschränkt mitgehen können. In einer Studie von „The Future Forum“ aus dem Jahr 2021 wollte nur ein Drittel der Mitarbeitenden drei Tage oder mehr pro Woche im Büro arbeiten. Diesen Umstand müssen Sie bei der Umstellung dringend berücksichtigen.

Unsere Praxistipps: Das sollten Sie berücksichtigen, wenn Sie persönliche Zusammenkünfte planen.

Setzen Sie die richtigen Anreize.

Aus unserer Erfahrung und Gesprächen mit vielen Unternehmen wissen wir: Es muss in der aktuellen Zeit Überzeugungsarbeit geleistet werden, um persönliche Begegnungen wieder nachhaltig im Arbeitsalltag zu verankern. Nicht jeder sieht einen Vorteil darin, gemeinsam mit den Teamkolleg*innen im Büro zu arbeiten oder an Teamevents teilzunehmen und viele genießen die Freiheit und Flexibilität zuhause.

Wenn Sie persönlichen Austausch wieder fest in den Arbeitsalltag integrieren möchten, ist es unverzichtbar, alle Mitarbeitenden wirklich mitzunehmen. Nur wenn Ihr Vorhaben Unterstützung im Mitarbeiterkreis findet, kann es ein gemeinsamer Erfolg werden. Daher gilt: Gestalten Sie Möglichkeiten zum persönlichen Austausch für eine möglichst große Anzahl an Mitarbeitenden attraktiv.

Der Blick auf ein einfaches Motivationsmodell (Heckhausen & Heckhausen, 2011) zeigt, dass Unternehmen Einfluss auf das Verhalten der Mitarbeitenden nehmen können, wenn die richtigen Anreize gesetzt werden.

Um passgenaue Anreize zu setzen, hilft es, folgende Fragen zu beantworten und daraus entsprechende Maßnahmen abzuleiten.

Welche Probleme haben Ihre Mitarbeitenden bei der Arbeit von zuhause?

Was gefällt ihnen an der Arbeit im Büro oder bei einem Teamevent?

Welche Initiativen hat Ihr Unternehmen bereits ergriffen, um Zoom Fatigue entgegenzuwirken (ergänzende Well-Being-Sitzungen, virtuelle Fitness-Challenges, Homeoffice-Buddies, virtuelle Kaffeepausen usw.)? Was funktioniert und was nicht?

Die Mühe lohnt sich. Langfristig profitieren alle von einem gestärkten Teamzusammenhalt und somit einer gesteigerten emotionalen und sozialen Bindung ans Unternehmen.

Außerdem: Adressieren Sie Bedenken hinsichtlich COVID-19.

Es gibt große Unterschiede beim Umgang mit COVID-19. Wenn es um persönliche Begegnungen geht, wird es immer auch Kolleg*innen geben, die sich mit mehreren Personen auf engerem Raum nicht wohlfühlen. Sprechen Sie offen darüber.

• Fragen Sie die Mitarbeitenden, wie sie sich fühlen, wenn sie wieder ins Büro zurückkehren oder an einem Teamevent teilnehmen.
• Denken Sie über Aufklärungsmaterial an Arbeitsplätzen zu COVID-19 und entsprechenden Impfstoffen nach. Passt das zu Ihrer Unternehmenskultur?
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Fazit

Die emotionale und soziale Bindung an den Arbeitsplatz sowie an Kolleg*innen hat sich in Folge der Pandemie neu definiert. Um dem menschlichen Bedürfnis nach sozialen Bindungen auch im Arbeitsalltag gerecht zu werden, steht Ihr Unternehmen jetzt vor der Aufgabe, der Arbeit wieder eine menschliche Komponente hinzuzufügen, sie zu „resozialisieren“. Attraktive Angebote zum persönlichen Austausch sind dafür unverzichtbar. Nutzen Sie ruhig eine Portion Humor, um Ihre Mitarbeitenden zu motivieren, einige Tage (oder stundenweise) im Büro zu arbeiten. Ein schönes Beispiel dafür haben wir bei KPMG Norwegen entdeckt: https://www.youtube.com/watch?v=LJLuIiqGKcc

Quellen:

Begegnen Sie der Rückkehr ins Büro  mit Zuversicht. Behalten Sie  den Wandel der Arbeitskultur im Blick und investieren Sie in die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden.  Hier zählen vor allem nachhaltige Strategien, eine wertschätzende Unternehmenskultur, sinnstiftende Aufgaben und flexible Arbeitsbedingungen die Mitarbeitende langfristig an das Unternehmen binden und es für Jobsuchende attraktiv machen – Wir begleiten Sie auf dem Weg zu neuen Ufern! Buchen Sie über unser Kontaktformular ein kostenfreies Gespräch oder rufen Sie uns einfach an: +49 (0)6349  96 30 228. Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen! 

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