Effektive Gestaltung von Online-Workshops

Viele arbeiten angesichts Corona inzwischen von zuhause und versuchen so, den Betrieb aufrechtzuerhalten. Arbeiten im Homeoffice und weltweite Reisebeschränkungen bringen durchaus Herausforderungen mit sich. Vor kurzem haben wir für Sie einen Leitfaden erstellt, wie digitales Arbeiten gut funktionieren kann.

In dieser Notiz möchten wir Ihnen außerdem aufzeigen, wie man Online-Workshops effektiv gestalten kann.

Bei einem Workshop geht es um hohe Interaktion mit den Teilnehmern [1]. D.h. die Teilnehmer lernen und üben bzw. setzen das Gelernte im Rahmen des Workshops um. Ziel eines Workshops ist es demnach, Entscheidungen zu treffen oder den Gruppenzusammenhalt zu stärken. Meistens dauern Workshops einen halben bis zwei Tage und werden von einem Moderator angeleitet. Durch die Corona-Pandemie ist dies natürlich aktuell „Face-to-Face“ vieler Orts nicht mehr möglich.

Unsere Tipps für eine kreative Gestaltung eines Online-Workshops:

Technik - das A &O eines Online Workshops!

Um einen Online-Workshop abzuhalten, benötigt man ein Tool, mit dem Sie unter den Teilnehmern kommunizieren können, Präsentationen und Übungen am Bildschirm zeigen können und Dokumente ausgetauscht werden können. Moderatorin und Teilnehmerinnen sollten sich alle per Video sehen können. Generell sollte die benutzte Plattform so unkompliziert wie möglich sein. Am sinnvollsten ist es, bestehende Software zu nutzen, so kann man schon einige Download- oder Lizenzschwierigkeiten ausmerzen. Möglichkeiten in vielen Firmen sind unter anderem Microsoft Teams, Skype, Google Docs, Zoom etc.

Struktur und klare Zielsetzung

Um ein Meeting zu strukturieren, gibt es ebenfalls zahlreiche Möglichkeiten und Anbieter wie z.B. 5 P’s Canvas Planning. Damit kann man den Zweck (Purpose), die Vorbereitung (Prep), die Teilnehmer (People), die Vorgehensweise (Process) und das Ziel (Product) vorab klar definieren. 

Ein weiteres Tool ist der “Initiative Tracker Canvas”. Damit kann man einen One-Pager online zur Verfügung stellen und die Fortschritte des Dokumentes transparent planen, verfolgen und dokumentieren.

Das “Blank Deck” wiederum ist ein Gerüst, um den Online-Workshop abzubilden. Mit der jeweiligen Präsentationsanwendung werden die Agendapunkte auf einer eigenen Seite dargestellt. Die Moderatorin scrollt dann nacheinander durch die Seiten, um die Besprechung voranzutreiben und Inhalte zu erfassen. Für die Teilnehmer ist es hilfreich, dem Pfad zu folgen. Es bietet außerdem eine Möglichkeit, Inhalte zu erfassen, und treibt das Meeting voran.

Gründliche Vorbereitung

Das Konzipieren von Online-Sessions ist aufwendig. Da die direkte soziale Interaktion wegfällt, muss prinzipiell das gesamte Meeting durchgeplant werden. Alle Technologien und Software müssen vorab installiert und getestet werden. Wir empfehlen außerdem ein Back-up Audio, falls es Probleme mit der Internetgeschwindigkeit der Teilnehmerinnen gibt. Die Teilnehmerinnen können sich dann zumindest per Telefon dazuschalten.

Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, sollte sich ein Co-Moderator um Verbindungsprobleme und das Dokumentenmanagement kümmern. Der eigentliche Moderator kann sich dann voll und ganz auf seine Agenda konzentrieren und die Teilnehmer einbeziehen.

Briefing für alle Teilnehmerinnen

Am Anfang des Online-Workshops sollten alle Teilnehmerinnen eine kurze Einführung erhalten, da nicht alle mit der Handhabung von Online-Tools vertraut sind. So können Unterbrechungen reduziert werden, wenn gewisse Tools, wie geteiltes Whiteboard, Chatroom etc. die während der Session benutzt werden, vorab erklärt werden.

Teilnehmeranzahl

Die Begrenzung der Teilnehmer ist in einem Online Workshop sehr wichtig. Wenn die Anzahl von 12-15 Personen überschritten wird, ist eine Co-Moderatorin empfehlenswert. Diese kann Chatfragen beantworten, Hilfestellungen bei der geplanten Interaktion geben oder Unterstützung bei Technikproblemen der Teilnehmer anbieten.

Dauer der Session - In der Kürze liegt die Würze

Ob Gruppendiskussionen oder Brainstorming, je mehr Teilnehmer ein Workshop hat, desto länger dauert die Veranstaltung. In Bezug auf die Dauer des Workshops gilt, nicht zu viel zu wollen. Lösungsfindungen sind anstrengend, deshalb sollte der Workshop nicht zu langwierig sein. Gerade bei Online-Workshops: Zwei kurze Sessions sind produktiver als eine lange.

Abwechslung anstatt Abschaltung

Gerade bei Online-Sessions besteht die Gefahr, dass die Teilnehmerinnen gedanklich abschalten. Halten Sie den Online-Workshop so lebendig wie möglich. Verwenden Sie kurze Sätze. Nichts ist schlimmer als eine dumpfe monotone Stimme, die die Punkte auf einem Bildschirm liest. Witze und praktische Beispiele lockern auf. Versuchen Sie regelmäßig Zwischenfragen an die Teilnehmer zu stellen und diese miteinzubinden. Ihr Enthusiasmus überträgt sich, ebenso Humor und Spaß.

Interaktion und Austausch

Was einen Workshop ausmacht, ist der interaktive Ansatz. Der Fokus des Workshops sollte immer auf Interaktivität liegen und die Teilnehmer aktiv einbinden. Anleitungen und Aufgaben, bei denen die Teilnehmer selbst aktiv werden können, ihre Perspektive einbringen, neue Ideen kreiert werden, lockern auch bei einem Online-Workshop auf.

Austausch untereinander

Wie bereits beschrieben, sollte die Moderatorin oder Veranstalterin leitend auftreten, den Teilnehmerinnen jedoch genug Freiraum geben. Regen Sie als Veranstalter den Austausch der Gäste untereinander an. Auf manche Fragen der Teilnehmer können möglicherweise andere Teilnehmer antworten. Eine eigene Gruppe (Slack, Whats App, Threema, Facebook) eignet sich zum Beispiel nach dem Workshop. Pro: Lässt sich leicht erstellen, 95% der Teilnehmer nutzt für gewöhnlich eines der „Social Media Tools“.

Online Netiquette

Kamera: Jeder Teilnehmer sollte seine Kamera angeschaltet haben, wenn möglich mit HD-Qualität. Wenn man sein Gegenüber sieht, hat man eine viel besser Bindung zu seinem Gegenüber und bekommt auch die non-verbale Kommunikation mit.

Audio: Immer nur eine Person sollte sprechen, um die Audioübertragung nicht zu überlasten. Bei Redepausen schalten alle das Mikro auf stumm, um Atemgeräusche oder Räuspern im Hintergrund zu reduzieren.

Störfaktoren minimieren: Versuchen Sie alle Störfaktoren zu unterbinden, z. B. Bewegbilder oder Störgeräusche im Hintergrund, aufpoppende Nachrichten, Klingeltöne etc.

Abbildung 1:  Online Netiquette (Reflect)

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Online vs. Offline – Was sind die Benefits eines Online Workshops?

Virtueller Arbeitsraum

Der virtuelle Arbeitsraum muss nicht aufgeräumt oder für das nächste Meeting geräumt werden. Die erarbeiteten Inhalte werden in den jeweiligen Plattformen wie z.B. Mural dauerhaft gespeichert und können beim nächsten Meeting einfach wieder aufgerufen werden.

Zusammenarbeit über Distanzen und Zeitzonen

Zeitzonenunterschiede können verteilte Meetings schwierig machen. Mit Online-Tools, wie den oben genannten, können Personen fortlaufend Beiträge zu Arbeitsbereichen, Whiteboards und Dokumenten erstellen, auch wenn sie nicht an einer Besprechung teilnehmen können.

Aufzeichnung

Ein weiterer Vorteil für verteilte Teams: Meetings können einfach aufgezeichnet und für fehlende Teilnehmer archiviert werden.

“Chatroom”

Diese Funktion bietet den Moderatorinnen viel Spielraum, um die Teilnehmer zum Brainstorming zu motivieren, Zwischenfragen zu stellen und zu beantworten oder einfach ein Nebengespräch auf einen interaktiven “Parkplatz” zu verschieben.

Abstimmungen und “Feedback”

Mit diesen Funktionen können Moderatoren fast sofort Feedback zu Ideen erhalten oder eine Reihe von Optionen priorisieren. Wenn diese Funktionen auf "anonym" gesetzt werden, wird das Feedback authentischer, da sich auch schüchterne Stimmen in diesem Rahmen trauen.

Dokumentenfreigabe

Im Gegensatz zu einem Live-Meeting können Referenzmaterialien (Bilder, Dokumente, Arbeitspläne, Präsentationen usw.) schnell abgerufen, geteilt und nebeneinander auf den Desktops der Teilnehmer verglichen werden.

Endloses Whiteboard

Im Online-Workshop kann nie das Papier leer werden. Digitale Whiteboards können zur einfachen Navigation unendlich erweitert und sogar in Abschnitte und Kapitel unterteilt werden. 

Zeit, Kosten und Umweltauswirkungen

Das Zusammenbringen von Personen in einem Raum ist kostspielig, insbesondere wenn Reisen erforderlich sind. Wenn Sie den Prozentsatz der online abgehaltenen Besprechungen erhöhen, sparen Sie Zeit, Kosten und die Umweltauswirkungen von Reisen.

Sicherheit

Online-Meetings tragen zur Gesundheit und Sicherheit von Mitarbeitern und Teilnehmern in Krisenzeiten bei, unabhängig davon, ob das Risiko viral, politisch oder anderweitig ist.

Fazit:

Richtig konzipierte Online Workshops haben zahlreiche Vorteile gegenüber den klassischen Workshops. Gerade in unserer aktuellen Situation ist der Schutz der Mitarbeiter gegenüber einer Ansteckung von höchster Priorität. Zeit-, Kosten- und Umweltfaktoren sind ebenfalls positiv bei Online-Meetings, da die Anreise der Teilnehmerinnen wegfällt. Die meisten Instrumente ermöglichen eine Aufzeichnung des Online-Workshops. So können fehlende Teilnehmerinnen sich informieren oder die Aufzeichnung kann zur Eigenreflexion genutzt werden.

Kontaktieren Sie uns, wenn Sie einen Online-Workshop planen, wir unterstützen Sie gerne bei einem reibungslosen Ablauf.

[1] Unabhängig von der verwendeten Form sind immer beide Geschlechter gemeint.

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Leitfaden für digitales Arbeiten